導入事例

代表電話へのお問い合わせをスピーディに振り分け

不動産管理業

福岡県某マンション管理会社様

従業員数　約30名

導入の背景

代表番号にお問い合わせの電話が集中
取り次ぎに時間がかかり、お客様を待たせていた

マンション管理をされているお客様が電話の取り次ぎでお困りでした。管理するマンションが増え、住人も増えたため、管理会社へのお問い合わせの電話が急増したとのこと。

対応のために社員を増やし、事務所を拡張しましたが、フロアが複数になったこともあり、取り次ぐ担当者を探すのに時間がかかっていました。

「スピーディな電話対応をしたい」とのことでしたが、業務の内容が複雑なため、他部門のお問い合わせには答えることが出来ず、ずっとお客様をお待たせしていました。

昔から利用している代表番号が浸透しているため、新しい番号を増やすこともしたくないとの事。
だんだんと社員間でも、対応が遅いことに慣れ始めていました。

導入前の状態

Aマンションの住人が修理の件でお問い合わせをする場合…

1. 代表番号に電話をかけます。
2. 全フロアの電話が鳴り、手の空いた人が電話を取って応対します。
3. Aマンションの件なので、Aマンション担当へ転送します。
4. 修理は修理専門の部門が担当なので、更に電話を転送します。

これでようやくAマンションの修理について相談ができました。
この間、お待たせした住人の方がイライラされてしまうこともありました。

導入のポイント

簡易IVR機能（音声応答自動振分機能）を導入
スピーディな電話応対実現のご提案！

弊社のビジネスホン「Frespec」の簡易IVR機能（音声応答自動振分機能）を活用して、自動的にお問い合わせの電話を担当者に振り分けるシステムをご提案しました。
アピールポイントは以下となります。

• 昔からの代表番号を変える必要はありません。
• ガイダンスに従ってプッシュボタンを押すだけで、適切な担当窓口を呼び出せます。
• お客様をお待たせする時間が短縮され、スピーディな対応が実現します。
• 電話取り次ぎに時間を費やしていた社員も本業に集中でき、業務効率が向上します。

導入の効果

代表番号にかかった電話をシステムが自動で担当部門につなぐので
お客様をお待たせしません

音声ガイダンスに従うだけで、システムが担当部門に直接つなげるため、電話の取り次ぎが激減しました。お客様をお待たせすることも無くなり、対応がスムーズになりました。

導入後の状態

Aマンションの住人が修理の件でお問い合わせをする場合…

1. 代表番号に電話をかけ、音声ガイダンスに従って問い合わせたい番号を押します。
2. システムが担当部門の電話を鳴らして応対するので、すぐに修理の相談ができます。

IVR（音声応答自動振分機能）動作イメージ

• お客様からの電話に対して、Frespecが自動応答して、
• 音声ガイダンスを流して、
• 発信元のダイヤル操作により、適切な担当を呼び出す機能です。