便利な留守電機能を活用し、大量に届く夜間注文に対応!
業務用酒類、飲料、洗剤、お米等を飲食店に販売（取扱いアイテムは4000点）
東京都 卸業 様
従業員数 約20名
課 題
- 夜間の注文を留守番電話装置で受けているが、受付後の作業効率が悪い。
- FAXによる夜間の注文も、集中すると不通になってしまう。
解 決
- 留守電BOX機能を用いて注文をスタッフに配分/効率化。
- FAXポートを増設してFAX注文の集中に対応。
導入の背景
夜間に届く大量の電話注文を、1台の留守番電話装置で録音。
翌朝に録音を聞いて注文対応するが、効率が悪い。
主に酒類の卸販売をされているお客様が、注文対応にお困りでした。
酒類を扱う飲食店の注文は夜間に集中するため、留守番電話装置を利用して電話注文を録音しています。翌朝スタッフが録音された注文を聞き、手分けして捌くのですが、効率が悪いため改善したいとのこと。
他にも課題がありましたので、併せて解決策を提案しました。
導入前の課題
注文対応の効率が悪い
1台の留守番電話装置で大量の電話注文を順番に録音するため、再生するだけで時間が掛かっていました。3人のスタッフで対応しても手早く業務を捌くことができず、作業効率が著しく悪い状態でした。
FAX注文が繋がらないことがある
FAXによる注文も受け付けていましたが、回線が1本のため、注文が重なると不通になっていました。お客様から「FAXが繋がらない事がある」と言われることも度々ありました。
月々の通信費が高い
古いISDN回線を利用していたこともあり、月々の通信費が掛かり過ぎていました。
導入のポイント
便利な留守電BOX機能を活用！ 大量の夜間注文を効率的に対応
Frespecの便利な留守電BOX機能を活用し、注文処理の業務効率改善をご提案しました。 通信費も、回線プランを見直してランニングコストの低減を実現します。
留守電BOXで夜間注文を振り分け
スタッフの人数分の留守電BOXを設定し、大量に届く夜間注文を均等に割り振って録音します。
翌朝、スタッフが各々自分の分を同時に処理することで、効率的な注文対応が可能になります。
スタッフの仕事も平準化でき、偏りが解消できます。
FAXポートを増設し、同時着信を可能に
既設の複合機のFAXポートを増設し、3本まで同時に受信ができるようにします。
通信費の削減
電話回線の見直しによる通信費の削減。ひかり電話オフィスエース導入で、毎月の通信費のコストダウンを実現します。
導入の効果
注文対応の効率化を実現。お客様にご迷惑をおかけしません。
3人のスタッフがそれぞれ同時に注文の確認/対応ができ、効率良く業務が行える環境になりました。また、FAXの不通も無くなり、お客様にご迷惑をおかけしなくて済むようになりました。
通信プランの見直しにより、月々の通信費も約40%コストダウンできた点も大きな導入効果となりました。
お客様の声
スピーディーな注文受付ができるようになりました！
スタッフ3人がそれぞれのBOXに録音された注文内容を聞くことができるので、スピーディーな注文受付ができるようになりました！
また、お客様から「FAXが送れないことがなくなった」と言われました。大切なお客様に高評価を頂き、嬉しく思っています。
